Kort samengevat
Een aanvraag via de Quote Engine is bedoeld om u een passende dienst, scopesamenvatting en prijsindicatie te geven. Uw gegevens worden daarvoor gebruikt en niet automatisch voor nieuwsbrieven of andere marketing. Bij een daadwerkelijke opdracht kunnen aanvullende afspraken gelden over de verwerking van klant- en zendingsdata.
1. Wie is verantwoordelijk?
ReconPare, gevestigd te Woudenberg en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97844136, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy of de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via info@reconpare.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Contactgegevens
Naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en, wanneer u dit invult, telefoonnummer.
Zakelijke context
Uw vraag, correspondentie, gekozen dienst en informatie die nodig is om een mogelijke opdracht of samenwerking te bespreken.
Quote Engine-gegevens
Antwoorden over onder meer vervoerders, entiteiten, periode, indicatief volume, databeschikbaarheid, gewenste controlescope en de daaruit afgeleide prijsroute.
Technische gegevens
Gegevens die de hostingomgeving technisch kan registreren bij websitebezoek, zoals tijdstip, IP-adres, browserinformatie en serverloggegevens, voor beveiliging en storingsonderzoek. Campagneherkomst: wanneer u via een advertentie op ReconPare komt, kan de URL campagneparameters bevatten, zoals UTM-parameters, een Google click-ID (gclid/gbraid/wbraid) of de OpenAI-clickreferentie (oppref). Bij een verzonden voorselectie kunnen deze parameters aan die aanvraag worden gekoppeld om te beoordelen welke campagne tot de aanvraag heeft geleid.
3. Wat gebeurt er bij de ReconPare Quote Engine?
Wanneer u de gratis voorselectie invult, gebruikt ReconPare uw antwoorden om te bepalen welke dienst waarschijnlijk past en of een standaard prijsindicatie verantwoord kan worden getoond of dat eerst een persoonlijke scopebeoordeling nodig is.
Bij verzending van de aanvraag:
- wordt een unieke Quote-ID aangemaakt;
- worden uw antwoorden en contactgegevens verwerkt om de aanvraag te beoordelen;
- wordt een prijsindicatie-PDF gegenereerd;
- wordt deze PDF naar het door u opgegeven e-mailadres gestuurd;
- ontvangt ReconPare een interne melding met de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te kunnen opvolgen.
De Quote Engine vraagt bij de voorselectie niet om facturen, contractbestanden of zendingsbestanden te uploaden. Als zulke gegevens later nodig zijn voor een controle, worden daarvoor afzonderlijke aanleverafspraken gemaakt.
4. Waarom verwerken we deze gegevens?
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Voorselectie en prijsindicatie | Dienstadvies, scope-inschatting, PDF en persoonlijke beoordeling. | Noodzakelijk om op uw verzoek stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst. |
| Contact en offerte-/opdrachtvoorbereiding | Vragen beantwoorden, scope bespreken, afspraak plannen en opdracht voorbereiden. | Precontractuele stappen en, zodra van toepassing, uitvoering van een overeenkomst. |
| Uitvoering van diensten | ParcelScan, Parcel Jaaraudit, ParcelMonitoring en eventuele recoverybegeleiding. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Administratie en wettelijke verplichtingen | Facturatie, boekhouding en fiscale administratie. | Wettelijke verplichting. |
| Campagneherkomst en effectmeting | Vaststellen of een verzonden voorselectie afkomstig is van bijvoorbeeld Google Ads of ChatGPT Ads en welke campagne/advertentie daarbij hoorde. | Gerechtvaardigd belang om de effectiviteit van zakelijke acquisitie te beoordelen, voor zover toegestaan. Voor externe meettags of advertentiecookies wordt waar vereist afzonderlijk toestemming gevraagd. |
| Beveiliging en continuïteit | Misbruik voorkomen, fouten onderzoeken en de website technisch beveiligen. | Gerechtvaardigd belang, voor zover dat belang zwaarder weegt dan de privacy-inbreuk. |
ReconPare gebruikt geen Google Analytics. Google Ads- en OpenAI Ads-meting staan standaard uit en worden pas technisch geactiveerd nadat u daarvoor toestemming geeft. De website bewaart campagneparameters niet in localStorage; campagneparameters kunnen via de URL worden doorgegeven en bij een verzonden voorselectie intern aan de aanvraag worden gekoppeld.
5. Gegevens bij een daadwerkelijke controleopdracht
Voor een ParcelScan, Parcel Jaaraudit of ParcelMonitoring kan ReconPare aanvullende bedrijfs- en operationele gegevens ontvangen, zoals vervoerdersfacturen, tariefafspraken en zendingsdata. ReconPare vraagt daarbij om gegevens zoveel mogelijk te beperken tot wat noodzakelijk is voor de overeengekomen controle.
Wanneer in aangeleverde bestanden persoonsgegevens van derden voorkomen en ReconPare deze uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever verwerkt, worden de rollen, instructies en beveiligingsafspraken waar nodig afzonderlijk contractueel vastgelegd.
6. Met wie delen we persoonsgegevens?
ReconPare verkoopt persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doelen, bijvoorbeeld met:
- hosting- en e-maildienstverleners die nodig zijn om de website, Quote Engine en e-mailverzending te laten werken;
- professionele adviseurs of IT-dienstverleners wanneer dat voor de dienstverlening of beveiliging noodzakelijk is;
- overheidsinstanties wanneer ReconPare wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Waar een partij als verwerker optreedt, maakt ReconPare passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, worden waar vereist passende waarborgen gebruikt.
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
ReconPare bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- Quote Engine-aanvragen die niet tot een opdracht leiden: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, zodat de aanvraag kan worden opgevolgd en een eerdere indicatie kan worden teruggevonden.
- Correspondentie en opdrachtdossiers: zolang dit redelijkerwijs nodig is voor uitvoering, verantwoording en eventuele vragen of geschillen.
- Fiscale en administratieve gegevens: zolang de wettelijke bewaarplicht geldt.
Wanneer gegevens eerder niet meer nodig zijn, kunnen ze eerder worden verwijderd of geanonimiseerd.
8. Hoe beveiligen we gegevens?
ReconPare neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste wijziging of ongeoorloofde verstrekking. Toegang wordt beperkt tot personen en systemen die de gegevens voor hun taak nodig hebben.
Geen enkele digitale verwerking kan volledig risicoloos worden gemaakt. Als zich een beveiligingsincident voordoet, handelt ReconPare dit af volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
9. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van uw gegevens of bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Stuur een verzoek naar info@reconpare.nl. ReconPare kan om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
ReconPare kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of gegevensverwerking verandert. De meest actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd.
Versie: 26 september 2026 · Deze versie is aangepast aan de ReconPare Quote Engine en de automatische prijsindicatie-PDF.
← Terug naar ReconPare